Seurakuntasihteerit – töissä asiakaspalvelun eturintamassa

Kun joku tarvitsee papin hautajaisiin tai tilat ristiäisille, pirisee puhelin seurakunnantoimistossa. Asiakaspalvelu on tärkeä
osa seurakuntasihteerin töitä, mutta tehtäviin kuuluu myös esimerkiksi seurakuntaneuvoston kokousten sihteerinä toimiminen.

Seurakuntasihteerit Milla Suhonen ja Pirjo Myller seisovat seurakunnantoimiston pöydän takana. Pirjo Myllerillä on maski kasvoillaan.

Koronan vuoksi seurakunnantoimistot palvelevat nyt pitkälti etänä, ja seurakuntayhtymässä on myös jaossa kasvomaskeja työntekijöille ja kokouksiin osallistujille. ”Asiakkaat ovat sopeutuneet kiitettävästi etäasiakaspalveluun”, sanoo Enon seurakuntasihteeri Milla Suhonen. Kuvassa myös maskia testaava Pielisensuun kollega Pirjo Myller. Kuva: Virpi Hyvärinen

Missä seurakunta, siellä sihteeri. Seurakunnantoimistoissa työskentelevät seurakuntasihteerit ovat varsinaisia monitietäjiä, jotka ovat perillä vähän kaikista seurakuntaa koskevista asioista.

Tilavarauksia, tiedottamista, vanhojen hautapaikojen jäljitystä…

Pielisensuun seurakunnan seurakuntasihteeri Pirjo Myllerin mukaan seurakuntasihteerin kuuluukin olla selvillä – tai vähintäänkin ottaa selvää – asioista. Työssä korostuu hyvän tiedonkulun merkitys työyhteisön sisällä: mitä paremmin se toimii, sitä helpompi on palvella seurakuntalaisia ja muita.
– Ei kuulu mulle -ajattelutapa ei sovi tähän työhön. On ilo palvella mahdollisimman hyvin ja ystävällisesti, sanoo Myller.
Keskeistä seurakuntasihteerin työssä onkin Myllerin ja tämän enolaisen kollegan Milla Suhosen mukaan asiakaspalvelu: pappien ja kanttorien varaaminen kaste-, vihkimis- ja hautaustoimituksiin sekä tilavarausten teko. Tehtäviin kuuluu olennaisena osana myös hallinnollisia tehtäviä, tiedottamista ja monenlaista pientä juoksevaa asiaa.

– Toimitusten järjestäminen on yksi iso osa yhteydenottoja, mutta lisäksi tulee esimerkiksi ehtoollis-, syntymäpäiväkäynti- ja hartauspyyntöjä. Enossa tulee myös paljon yhteydenottoja koskien uurnan laskuja, suvun vanhoja hautapaikkoja, hautojen hallintaa ja haudanhoitosopimuksia, kertoo Suhonen.

Neuvoston kokoukset valmistellaan yhteistyössä kirkkoherran kanssa – seurakuntavaalit iso ponnistus neljän vuoden välein

Tärkeä osa seurakuntasihteerin työtä on myös seurakuntaneuvoston kokousten sihteerinä toimiminen. Sihteerit valmistelevat kokouksia tiiviissä yhteistyössä kirkkoherran ja hallintosihteerin kanssa. Joissakin asioissa myös tuomiokapituli on tärkeä yhteistyötaho.
– Seurakuntasihteeri kirjoittaa esityslistat ja viimeistelee liitteet sekä lähettää ne kokouskutsun kera seurakuntaneuvoston jäsenille. Kokouksen jälkeen sihteeri hoitaa päätösten toimeenpanot ja tiedoksiannon, kertoo Myller.
– Meillä Enossa seurakuntaneuvoston kokouksia järjestetään noin 8-10 kertaa vuodessa. Jotkut asiat ovat rutiininomaisia ja toistuvat samankaltaisina, mutta jotkut asiat vaativat enemmän valmistelua ja jälkityötä, toteaa Suhonen.

Myller näkee etenkin uusien työntekijöiden rekrytoinnin olevan vaativa tehtävä seurakunnan päättäjille.
– Sitä on mielenkiintoista seurata ja tehdä sihteerinä oma osansa siinäkin työssä. Luottamushenkilöt ovat kaiken kaikkiaan tärkeä yhteistyötaho, sanoo Myller.

Vaativimmaksi kokonaisuudeksi hallinnollisissa työtehtävissä Myller kokee neljän vuoden välein toimitettavat seurakuntavaalit.
– Niissä on kyseessä usean kuukauden runsas työ ennakkoäänestyksineen ympäri seurakuntaa, paljon kokouksia ja pitkiä päiviä. Työ on erityisen tarkkaa ja määrämuotoista. Tässäkin ponnistuksessa tärkeänä toteuttajana on maallikoista koostuva vaalilautakunta, Myller toteaa.

Korona lisäsi etätöitä –

Arkisen perustyön haasteeksi Suhonen näkee töiden epäsäännöllisen jakautumisen eri päiville ja työn pirstaleisuuden. Työ keskeytyy monesti ja töitä on pystyttävä priorisoimaan tarvittaessa. Myller pitää tärkeänä, että ajoittainen kiireen tuntu ei välittyisi asiakaspalvelutilanteisiin.

Tänä vuonna myös korona on tuonut omat haasteensa sihteerien työhön. Työtä tehdään ja asiakkaita palvellaan nyt paljolti etänä.
– Tarvittavia papereita joudun kuljettamaan mukanani, mutta siitäkään huolimatta kaikkia työtehtäviä en pysty hoitamaan kotoa käsin. Parina päivänä viikossa käyn toimistolla hoitamassa esimerkiksi postit, tulostamisen, skannaamisen sekä hautakarttoihin liittyvät tehtävät, kertoo Suhonen.

Työn parasta antia molemmille on asiakaspalvelu ja hyvä yhteistyö eri tahojen – myös omien työkavereiden kanssa. Myller toteaa työtilojen ja –välineiden olevat hyvät ja työyhteisön vähän kuin toinen perhe. Seurakunta on työympäristönä mieluisa.
– Enossa työskentelemme tällä hetkellä väistötiloissa. Uuden seurakuntatalon valmistumista ja sen myötä uusia työtiloja odotan innolla, sanoo Suhonen.

Virpi Hyvärinen

Vastaa

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.